Está uma dica de Anthony Tjan para a Harvard Business sobre como fazer uma reunião efetiva.

Excluindo as reuniões gerais que visão relacionamento, considere que existem somente 3 motivos básicos para que uma reunião exista.

O departamento de TI em muitas empresas é ultimo a ser ouvido e o que mais recebe pedidos ordens dos outros setores.

Muitos profissionais TI , sejam eles CIO, Analistas, Administradores ou Técnicos  tem seu peso na opinião geral reduzida e isso leva aquela sensação de ninguém realmente está ouvindo o que está sendo dito pela área de TI.

Podemos compiliar este problema em 3 fatores básicos:

1. Falta de conhecimentos Adminsitrativos

   A área de TI muitas vezes olha só a necessidade interna da empresa sem alinhar-se as premissas do mercado externo no tocante a um determinado assunto, uma visão excessivamente interna leva a desconsiderar fatores importantes para a área de Negócios.
   Há uma grande carência em compreender as necessidades financeiras da empresa e estabelecer um trade-off entre produtividade na área de TI e a condição financeira atual da empresa.
   Se você quer ser levado a sério, é necessário conversar com fluência sobre tópicos relacionados a negócio e administração e apresentar suas propostas de maneira clara, objetiva com indéias interessantes, lucrativas e, de preferência, sustentáveis.

2. Usar a linguagem errada

   Este talvez seja o fator que mais irrite seus colegas, linguagem com excesso de conteúdo técnico é chato e desagradável num ambiente onde não é necessário saber as minúcias de cada Tecnologia.
   Integridade Transacional, Consolidação da Virtualização, SOAP, Ruby on Rails, pouco interessa para quem está diretamente ligado as áreas Adminsitrativas (que vao lhe dar o dinheiro por sinal).
   Procure traduzir ao máximo a linguagem técnica em linguagem de negócio. Muitos profissionais de TI são excelentes em traduzir as necessidades técnicas em um linguajar mais apropriado e nem sabem disso porque nunca tentaram.
   Se você quer ser um lider e ter sua opinião repeitada, sua linguagem precisa ser compreendida por qualquer pessoa que esteja ouvindo suas necessidades. Liderar é influenciar e influenciar sem transmitir sua mensagem é impossível.
   Da próxima vez, ao invés de falar Integridade Transacional, explique como a empresa pode ser afetada por erros no processo de entrega / recebimento de mercadorias e como isso pode acarretar impressões negativas para o negócio.
   Se você quer realmente ser um líder na área de TI e causar uma boa impressão, evite este cenário ao máximo.

3. Falta de assertividade

   Mantenha sempre uma comunicação assertiva, considerando os fatores já colocados acima… Não adianta ser assertivo, manter o foco, ser direto se você falando a respeito de como o framework X é melhor que o Y, realmente não interessa para ninguém a não ser para quem conhece a área ou seja muito curioso.
   Saiba traduzir as necessidades das áreas administrativas em oportunidades de diferenciação para empresa através de novas tecnologias.
   Seja pró-ativo e direcione o que foi dito pelas outras áreas como necessidade, faça-os compreender de forma clara com uma tecnologia X pode se traduzir em vantagem competitiva para a empresa.

Fique atento a estes fatores e com certeza sua credibilidade, sua produtividade e seu orçamento vão subir . Nunca é tarde para mudanças certo?
Procure gerar um momento positivo, revitalize a sua área com mundanças comportamentais e  você sentira que há um maior valor agregado ao seu departamento.
Você vai chegar num ponto onde não precisará aceitar prontamente os pedidos ordens solicitados ao seu departamento e agora, sua opinião será realmente levada a sério.

É isso aí, boa reunião e comente pois afinal de contas, sua opinião é muito importante.